Wenn Sie gerade nach dem Stichwort "CMS Vergleich" gesucht haben und nun hoffen, anhand einer detaillierten Vergleichs­matrix das richtige CMS für Ihr Unternehmen auswählen zu können, werden Sie bald enttäuscht sein: Auf den ersten Blick gibt es nur wenige Unter­schiede zwischen den aufgelisteten Content Management Systemen und die praktische Relevanz ihrer technischen Eigenschaften ist oft schwer einzuschätzen. 

In diesem Beitrag geben wir Ihnen 10 Tipps für einen erfolg­reichen CMS-Vergleich, damit Sie die für Ihr Web-Projekt relevanten CMS-Eigenschaften identifizieren und das beste CMS für Ihr Unternehmen auswählen können. Wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie eine externe CMS-Beratung hinzuziehen.

Das CMS ist heute eine Kerntechnologie der Digitalisierung und steht im Zentrum wichtiger Aufgabenbereiche aus Vertrieb, Kundenservice und Personal­management. Diese sollen in interne Prozesse eingebunden werden und vollständig digitalisiert ablaufen. Daraus ergeben sich völlig neue Anforderungen an Content Management Systeme. 

Wer am CMS-Vergleich spart, muss damit rechnen, dass später wichtige Funktionen nicht zur Verfügung stehen oder notwendige Erweiterungen hohe Entwicklungs­kosten verursachen.

In unserem Webinar zeigen wir Ihnen typische Fehler bei der CMS-Auswahl und wie Sie diese vermeiden:

Allein im deutschsprachigen Raum können Sie zwischen hunderten verschiedener Lösungen wählen. Aktuelle Bestenlisten können zwar eine erste Orientierung geben, sagen aber nur wenig darüber aus, wie gut sich ein CMS für Ihr individuelles CMS-Projekt eignet. 

Bei einem CMS-Vergleich geht es darum, ein CMS auszuwählen, dessen Leistungs­profil sich möglichst gut mit den eigenen Anforderungen deckt und sowohl ein „zu wenig“ als auch ein „zu viel“ zu vermeiden.

Es empfiehlt sich daher, von Anfang an die Besonder­heiten des eigenen Unter­nehmens und des konkreten Projektes in den Blick zu nehmen. Erst wenn Sie Ihre individuellen Anforderungen definiert haben, können Sie passende Content Management Systeme identifizieren und miteinander vergleichen.  

Wappnen Sie sich gegen subjektive und von eigenen Interessen geleitete Argumente der internen und externen Beteiligten, z.B. Produktpräferenzen von IT-Verantwortlichen, Redakteuren, CMS-Herstellern, Beratungs­unternehmen und Agenturen. Hinterfragen Sie diese und ähnliche Vorurteile und Vorent­scheidungen über CMS-Systeme:

• Wir bleiben beim aktuellen System, damit wir den Aufwand für Migration und Einarbeitung einsparen.
• Aus Kostengründen kommt nur ein Open-Source-System in Frage.
• Cloud-Lösungen sind nicht so sicher wie unsere eigenen IT-Systeme.
• Wir nehmen das CMS, das unsere Redakteur:innen bereits kennen und bedienen können.

Auch wenn in vielen Fällen eine Abteilung oder ein Team die Hauptverantwortung für die Auswahl des passenden CMS trägt, müssen alle Beteiligten aus Redaktion, Marketing, IT und Einkauf gleichberechtigt in den Prozess der Anforderungs­erhebung einbezogen werden. 

Wenn ein neues CMS angeschafft werden soll, liegt der letzte Website-Relaunch meist einige Zeit zurück und es haben sich dringende Anforderungen angestaut, die mit der neuen Technologie endlich umgesetzt werden sollen. Daher dreht sich bei der Planung zunächst alles um überfällige Themen, mit denen das Unter­nehmen wieder an den aktuellen Marktstandard anschließen möchte. 

Aus unseren CMS-Beratungen wissen wir, dass 80% der typischen Anforderungen aus dem redaktionellen Bereich für die Auswahl des CMS-Systems überhaupt nicht relevant sind, weil sie heute von allen gängigen Produkten erfüllt werden oder sich auf die Eigen­schaften von Templates beziehen, z.B. die auto­matische Reduzierung der Größe von Bildern, Berechtigungssysteme oder die Einrichtung von Workflows. Im Unterschied dazu sind die Anforde­rungen aus dem technischen Bereich oft nicht detailliert genug beschrieben, obwohl sie großen Einfluss auf den CMS-Vergleich haben, z.B. die Anbindung von Drittsystemen. 

Eine zu oberflächliche und ungenaue Formulierung der Anforderungen schafft Raum für Missverständ­nisse und absichtliche Fehlinter­pretationen durch Hersteller und Anbieter. 

Die Darstellung des Anforderungsprofils in einer Matrix verleitet dazu, Leistungs­merkmale mit einfachen Ja-Nein-Antworten abzufragen. In der Praxis kommt es allerdings weniger darauf an, ob etwas geht, sondern vor allem darauf, wie etwas geht. Das beste CMS für Ihr Unternehmen ist nicht unbedingt das mit den meisten positiven Häkchen, sondern dasjenige, welches am besten dazu passt, wie Ihre Mitarbeiter:innen mit dem CMS-System arbeiten wollen. 

Ein Mangel an Zeit oder Fachwissen verfälscht den gesamten CMS-Vergleich:

• Anforderungen sind unvollständig und ungenau formuliert
• Bewertungskritieren weichen von tatsächlichen Prioritäten ab
• Gewichtung zwischen Preis und Leistung stimmt nicht

Investieren Sie lieber in eine CMS-Beratung, als sich über die Folgeprobleme und Kosten einer Fehl­entscheidung zu ärgern.

Das richtige Verhältnis zwischen Preis und Leistung kann über den Erfolg oder Misserfolg der CMS-Investition entscheiden. 

Andererseits kann ein zu großes und unnötig teures CMS dauerhaft unnötigen Aufwand verursachen und am Ende langfristig unwirtschaftlich sein.

Es gibt kein kostenloses Content Management System. Jedes CMS verursacht in unter­schiedlichem Maße Kosten für die Installation, Wartung, Einrichtung, Einarbeitung und Weiter­entwicklung. Für einen aussagekräftigen CMS-Vergleich müssen alle Kosten, die in Verbindung mit der Nutzung des CMS stehen, berücksichtigt werden.

Ob es um einen ausgefüllten Anforderungs­katalog oder um eine anstehende Produktpräsentation geht. Natürlich wollen Anbieter und Hersteller ihr Produkt von der besten Seite zeigen und Schwachstellen nach Möglichkeit unsichtbar machen. Lassen Sie sich nicht von sympathischen Verkäufern und geschickten Werbe­aussagen blenden, sondern hinterfragen Sie alle Aussagen kritisch.

Vielleicht fällt es Ihnen schwer, unangenehme Rückfragen zu stellen, weil Sie die spätere Zu­sammenarbeit nicht belasten wollen. In diesem Fall oder wenn Ihnen die technischen Fach­kenntnisse fehlen, können Sie diese unangenehme und anspruchsvolle Aufgabe an einen externen CMS-Berater übertragen.

Bringen Sie in Erfahrung, welche Teams und Abteilungen in die Entscheidung einbezogen werden sollten und welche Personen die geeigneten Ansprechpartner sind. Steht allen Beteiligten genügend Zeit zur Verfügung und sind alle notwendigen Fach­kenntnisse im Team vorhanden? 

Zur Identifikation der fachlichen Anforderung an das Content Management System müssen zunächst alle relevanten Ansprech­partner aus Online-Redaktion und Marketing befragt werden. 

Wer die technischen Vorgaben ermitteln will, setzt sich mit den Entwicklern, System-Integratoren und Administratoren zusammen. Die Anforderungen und Restriktionen ergeben sich einerseits aus dem aktuellen Ist-Zustand und andererseits aus der gewünschten Entwicklung und dem angestrebten Wachstum. Auch die Sicherheits­ansprüche des Unternehmens und die Erwartungen an die Verfügbarkeit und Leistungs­fähigkeit des Supports haben großen Einfluss.

Die wirtschaftliche Bewertung verschiedener CMS ist besonders anspruchsvoll. Einerseits gibt es viele verschiedene Lizenz­modelle, von kosten­freien Open-Source-CMS bis hin zu proprietären Cloud- oder On-Premises-Systemen. Neben den offensichtlichen Anschaffungs- und Implementierungs­kosten gibt es viele teils versteckte Gebühren und Aufwände, die erst zu einem späteren Zeitpunkt anfallen und die langfristige Wirt­schaftlichkeit der CMS-Auswahl bestimmen.

Auch wenn CMS-Systeme beim Vergleich mit ganz unter­schiedlichen Lizenz­kosten starten, liegen sie bei den Gesamt­kosten häufig wieder gleichauf.

Auf dem Fundament aller gesammelten, kategori­sierten und priorisierten CMS-Anforderungen können Sie nun einen individualisierten Katalog mit CMS-Kriterien zusammenstellen. Legen Sie ein Punkte­system für die Bewertung und Gewichtung der verschiedenen Themen fest. Entscheiden Sie, welche Anforderungen ein „Muss“ sind und welche in den „Kann“-Bereich gehören.

Erst nach dieser gründlichen Anforderungs­analyse können Sie eine Liste der für Ihr Unternehmen in Frage kommenden Content Management Systeme erstellen und CMS, die die Muss-Anforderungen nicht erfüllen, sicher ausschließen. Nun werden CMS-Vergleichs­listen und Produkt­informa­tionen der Hersteller interessant. Gleichen Sie diese Informa­tionen mit Ihrem Kriterienkatalog ab und nehmen Sie passende Systeme in die Longlist auf. 

Diese 42 Content Manage­ment Systeme haben wir schon in CMS-Evaluationen für unsere Kunden miteinander verglichen.

Wenn Sie sehr komplexe Anforderungen haben und Ihnen die Auswahl der geeigneten CMS schwerfällt, können Sie die Unterstützung einer CMS-Beratung suchen.

Prüfen Sie, welche CMS auf der Longlist fast alle Kann-Kriterien erfüllen und wählen Sie die drei bis fünf besten Systeme aus. Diese werden nun anhand Ihres Kriterien­katalogs und Punkte­systems im Detail analysiert und bewertet, um sie in eine Rang­folge zu bringen. Danach können Sie entscheiden, welche CMS-Hersteller Sie zu einer Präsentation einladen möchten.

Die Live-Präsentation der Hersteller verschafft Ihnen einen zusätzlichen Eindruck von der Leistungs­fähigkeit und Vertrauens­würdigkeit der Angebote. Bereiten Sie sich gut vor und scheuen Sie sich nicht, kritische Fragen zu stellen und klare Antworten einzufordern - die meisten Sales-Mitarbeiter sind sehr geschickt darin, Problem­bereiche zu kaschieren. 

Lassen Sie sich von der systematischen und fest­geschriebenen Vorgehens­weise einer Ausschreibung inspirieren. Wenn sich bei den Anbieter­präsenta­tionen ein eindeutiger Lieblings­kandidat heraus­kristallisiert hat, heißt es aufpassen! Hat dieser wirklich das beste Angebot und kann eine faire Zusammenarbeit bieten? Oder ist es einem geschickten Verkäufer gelungen, Ihr Vertrauen zu gewinnen und Sie von wichtigen Entscheidungs­kriterien abzulenken?

Sehen Sie sich jetzt gleich kosten­frei unsere Webinar­­aufzeich­nung vom 14. Novem­ber an. Wir verwen­den das Tool Webinargeek.